Ist das neue Microsoft Dynamics 365 Business Central ERP-System erst einmal eingeführt, ist anfangs die Begeisterung noch groß: Es werden Geschäftsprozesse aufgesetzt, zentrale Anforderungen an das ERP-System erstellt, Optimierungen vorangerieben und sich um die reibungslosen Abläufe gekümmert. Jedoch lässt die Begeisterung nach dem GoLive oft schnell nach, und viele Unternehmen erwarten, dass das System sich selbst pflegt. Dennoch sind Updates für ERP-Systeme entscheidend, um Leistung und Funktionalität zu verbessern.

Ein ERP-System ist eine langfristige Investition, die über 10 bis 15 Jahre genutzt wird. In dieser Zeit entwickeln sich Technologie und Anforderungen rasant weiter, weshalb regelmäßige Updates unerlässlich sind, um sicherzustellen, dass das System den aktuellen Bedürfnissen entspricht.

In unserem Blogbeitrag haben wir in 5 Punkten zusammengefasst, warum ein stets aktuelles Microsoft Dynamics 365 Business Central ERP-System unverzichtbar für Ihr Unternehmen ist.

Microsoft verbessert kontinuierlich seine Software, beseitigt Fehler und integriert neue Funktionen, um die Unternehmensprozesse zu optimieren. Nur mit regelmäßigen neuen Updates, die den Anwendungsbereich erweitern, können ERP-Systeme den sich ändernden Kundenanforderungen und dem Marktumfeld gerecht werden. Durch Verbesserungen der Benutzeroberfläche steigt zudem die Benutzerfreundlichkeit, was die Arbeit der Nutzer erleichtert, zudem profitieren Sie stets von neuen Features wie beispielsweise KI-Funktionen.

Ein ERP-System ist oft Teil eines Netzwerks aus verschiedenen Software-Lösungen. Diese haben ebenfalls Patches, Updates und Versionenwechsel. Wird ein ERP-System nicht regelmäßig aktualisiert, kann es zu Kompatibilitätsproblemen führen, besonders bei Änderungen an Datenbanken oder dem Betriebssystem. Daher beinhalten ERP-Updates oft auch Anpassungen an Schnittstellen, um die Kompatibilität mit anderen Systemen sicherzustellen. 

Da auch eine Software ein Ablaufdatum hat, kann der Support für ERP-Systeme und andere Komponenten auslaufen. Ohne Herstellerunterstützung erhalten Sie keine Patches mehr, und Sicherheitslücken bleiben offen. Um dies zu vermeiden, halten Sie Ihr ERP-System regelmäßig auf dem neuesten Stand. 

Veraltete Software-Versionen erhöhen das Risiko von Angriffen durch Dritte. Besonders im ERP-Bereich können Angriffe über das Betriebssystem erheblichen Schaden verursachen. Da ein ERP-System wichtige Geschäftsdaten speichert und die Basis für viele Prozesse bildet, ist das Potenzial für Schäden durch Ransomware, Datendiebstahl oder DoS-Angriffe hoch. Daher ist es wichtig, Sicherheitspatches konsequent und zeitnah einzuspielen. 

Kein Unternehmen agiert isoliert. Verschiedene Faktoren wie rechtliche, politische, technische oder gesellschaftliche Entwicklungen können unvorhergesehene Handlungen erfordern. Manchmal erfordern neue Gesetze zwingende Anpassungen Ihrer ERP-Software. Dies können beispielsweise die geänderte Mehrwertsteuersätze oder neue Steuer- und Umsatzgesetze sein. Die Einhaltung von Vorschriften wie den GDPDU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und GoB (Grundsätze ordentlicher Buchführung) ist ebenfalls entscheidend, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und mögliche Nachfragen bei Steuerprüfungen zu vermeiden. Diese Grundsätze können sich ändern, daher ist es wichtig, dass Ihr ERP-System stets auf dem aktuellen Stand ist, um rechtliche Anforderungen sowohl im Inland als auch im Ausland zu erfüllen. Unternehmen, die ihr ERP-System vernachlässigen, sind bei solchen Ereignissen oft unvorbereitet. Die Aktualisierung der Software ist somit unerlässlich, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Eine fortlaufende Wartung des ERP-Systems verteilt den Aufwand über die Zeit und minimiert die Notwendigkeit kurzfristiger Maßnahmen und den Ressourceneinsatz in Krisensituationen. 

Übrigens: wenn Sie ihr Microsoft Dynamics 365 Business Central ERP-System in der Cloud einsetzen, brauchen Sie sich keine Gedanken um regelmäßige Updates machen, da diese in der Cloud-Version automatisch stattfinden.

Es gibt zahlreiche Gründe für unregelmäßige ERP-Updates und mangelnde Datenpflege, wie fehlende Priorisierung, unstrukturierte Umgestaltungen oder überlastete Mitarbeiter.  Regelmäßige Aktualisierungen sollten jedoch nicht vernachlässigt werden, denn sie bedeuten stetige Verbesserungen in kleinen Schritten. Service-Releases bündeln bekannte Patches, beheben Fehler, von denen Sie möglicherweise noch nichts wissen, und verbessern oft die Leistung. Ein neuer Algorithmus in einem Service-Release kann beispielsweise das Abfragen großer Datenmengen beschleunigen und zukünftige Analysen effizienter machen. Ein aktualisiertes ERP-System bietet Sicherheitsverbesserungen, erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und maximale Ausfallsicherheit. 

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